Con el propósito de evitar situaciones que conduzcan a episodios que generen conflictos de interés y/o corrupción, Metro ha implementado códigos, manuales, políticas y procedimientos, tales como Código de Ética, Manual de Adquisiciones y Compras y Modelo de Prevención de Delitos.

Metro, como empresa estatal, se rige por el Código SEP (Sistema de Empresas Públicas), que establece un Código de Ética, Manual de Principios y Buenas Prácticas Corporativas, así como requerimientos para los Directores, contribuyendo a evitar los conflictos de intereses en los órganos de gobierno.

Este Código “establece un conjunto de valores y principios éticos que deben inspirar las decisiones, el proceder, la cultura y las normas de las Empresas SEP, cuya aplicación le corresponde tanto a los Directores y Gerentes de dichas empresas como a sus trabajadores”. El Código abarca los siguientes ámbitos:

• Gobierno corporativo y orientación preferente a la generación de valor
• Apertura y transparencia
• Respeto por los derechos humanos
• Respeto por los trabajadores y sus organizaciones
• Respeto por el medioambiente

Los principios de Gobierno Corporativo tienen por objetivo incidir en la toma de decisiones de la empresa, generando un marco de acción transparente, ético y de responsabilidad social, que promueva relaciones de valor compartido y el respeto a los derechos de los accionistas y grupos de interés que interactúan con Metro.

Asimismo, SEP ha elaborado e implementado las Guías de Gobierno Corporativo, que incluye un cuestionario de autoevaluación que debe ser respondido anualmente por la Alta Dirección de la empresa.

Metro cuenta con su propio Código de Ética que describe los valores y conductas esperados por parte de todos los trabajadores de la empresa y que deben enmarcar todas sus acciones día a día.

Este Código establece su aplicación y las sanciones correspondientes en caso de no cumplimiento, y abarca los siguientes ámbitos: probidad y confidencialidad; ambiente de trabajo saludable; entorno seguro; respeto por los trabajadores y sus organizaciones; abuso y acoso sexual, comportamiento personal; contratación de familiares y otros; comunicación y colaboración; ética en el uso de recursos; uso adecuado de los recursos y bienes; dedicación para cumplir la jornada laboral; uso responsable de computadores, software y correo electrónico; protección de datos personales; integridad de los antecedentes financieros y contables; manejo adecuado de la información; ética en las relaciones comerciales; interacción con proveedores; responsabilidad para evitar conflictos de interés; ética en la interacción pública; respeto por el medioambiente y responsabilidad social empresarial; políticas contables; fraude; prevención de delitos.

La empresa tiene una estructura de control interno que es evaluada y revisada regularmente por Contraloría Interna, auditores externos y la Contraloría General de la República. En este período la compañía ha solicitado los servicios de auditores independientes para verificar información que es exigida legalmente y a la vez es estratégica para Metro, estos servicios son: Auditoría de los Estados Financieros, Mantención Certificado Sello Pro PyME, Auditoría para el Fondo de Bienestar, Auditoría al Contrato de JCDecaux.

Metro cuenta con un Canal de Denuncias interno mediante el cual se reciben denuncias que puedan constituirse como delitos, que contravengan el Código de Ética, Reglamento Interno y/o cualquier otra normativa de la empresa. El sitio es confidencial y confiable, y es administrado por un proveedor externo.

El canal está disponible para todos los trabajadores y terceros que interactúan con la empresa, garantizando el anonimato de quien denuncia. Las denuncias pueden ser enviadas a través de un portal en internet o intranet, correo electrónico o carta. El canal ha sido difundido internamente con los trabajadores de Metro mediante medios digitales y afiches.

[G4-SO5]

En 2015, la compañía no detectó casos de corrupción, ni presentó denuncias en su contra por este motivo.

[G4-57]

En febrero de 2015, el Directorio de la empresa designó a un Encargado de Prevención de Delitos, con el objeto de prevenir los delitos mencionados en la Ley 20.393 y, de esta manera, profundizar en el objetivo de entablar relaciones internas y comerciales enmarcadas en la buena fe, la ética y el cumplimiento de las normas legales.

El Encargado de Prevención de Delitos y el Contralor de Metro, son responsables de gestionar las denuncias recibidas, asegurar su investigación y verificar su solución. Las denuncias referidas a temas laborales (discriminación, acoso sexual, abuso de autoridad, etc.) son investigadas por la Gerencia de Recursos Humanos. En tanto, las denuncias referidas a otros temas (conflictos de interés, probidad, transparencia, fraude, apropiación indebida, proveedores y subcontratistas, etc.) son investigadas por quien designe el Encargado de Prevención de Delitos en coordinación con Contraloría. Mensualmente, se prepara un informe confidencial con el estado de las denuncias dirigido al Comité de Auditoría y Finanzas del Directorio.

Metro posee una Política de Prevención de Delitos, la cual tiene carácter vinculante y, por tanto, es obligatoria para todos los colabores de Metro y/o cualquier trabajador o personas que se encuentre bajo la supervisión y dirección de la empresa. De este modo, se gestiona lo establecido en la Ley 20.393, esta normativa aplica para delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

[G4-57]

Paralelamente, existe un Programa de Prevención de Delitos, que actúa en los siguientes focos:

• Acciones preventivas o proactivas
• Acciones de detección
• Acciones de respuesta
• Acciones de monitoreo

En el marco de ejecución de este programa se realizan, entre otras actividades, capacitaciones presenciales y “on line” para la prevención de este tipo de delitos y malas prácticas en general.

También y de modo presencial, se realizan capacitaciones que persiguen reforzar la reglamentación interna y, en particular, el Código de Ética, como instrumentos de resolución de dilemas éticos.

Para su funcionamiento eficaz, este programa emplea instrumentos fundamentales, tales como Código de Ética Corporativo; Reglamento del Programa de Prevención de Delitos de Metro; Canal de Denuncias; protocolos, reglas, directrices, políticas y procedimientos específicamente definidos para apoyar las iniciativas de mitigación de riesgos de delitos identificados en la matriz de riesgos de Metro; programa de capacitación; y la difusión de este programa de Metro.

Además, se realizaron capacitaciones en el Modelo de Prevención de Delitos (Ley de Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas), consistentes en cursos presenciales sobre este modelo y el tipo de prácticas que dan lugar a su incumplimiento, capacitando aproximadamente 300 trabajadores.

Metro a través del desarrollo de su negocio está expuesto a múltiples riesgos de orden operacional, financiero, laboral, social, ambiental, entre otros. Por ello, ha elaborado e implementado instancias dentro de la estructura organizacional, que tienen por propósito identificar, controlar y mitigar estos riesgos.

[G4-42] [G4-45] [G4-46] [G4-47]

El presente año, el Directorio acordó la creación de un Comité de Riesgos, que se integra al Comité de Auditoría y Finanzas, pasando a llamarse Comité de Auditoría, Finanzas y Riesgos (CAF&R).

Las principales funciones del Comité de Riesgos son:

• Aprobar políticas, estrategias y líneas de acción.
• Aprobar Nivel de Riesgo aceptable de la empresa.
• Revisar la efectividad de la Gestión de Riesgos en la empresa.

Por otra parte, se aprobó la actualización de la Política y Definición de Roles, que actualiza el rol del Directorio y fortalece el rol de la Subgerencia de Planificación Estratégica (de la Gerencia de Planificación y Relaciones Internacionales), estableciendo que a ésta no solo le corresponde el rol de consolidación y coordinación del proceso de gestión de riesgos, sino que también el de asesorar y capacitar a las áreas en la metodología de riesgos, efectuar seguimiento para asegurar el cumplimiento de los planes de tratamiento y KPI’s de riesgos críticos, arbitrar y resolver conflictos, y reportar al CAF&R. En suma, la gestión de riesgos de Metro se basa en el proceso de planificación estratégica que hace la empresa periódicamente, y en base a esto se definen lineamientos estratégicos.

Tiene por objetivo establecer las actividades a seguir para la implementación y operación del Modelo de Gestión Integral de Riesgos, de modo de generar valor a sus procesos, y por otra parte, dar cumplimiento a los requerimientos externos: Sistema de Empresas Públicas (SEP), Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG) y Contraloría General de la República.

En concordancia con la Política de Riesgos, la compañía apoya la instauración de un proceso de Gestión de Riesgos como herramienta de apoyo para facilitar el logro de su misión, visión y objetivos estratégicos, tendiente no solo a reducir el impacto de las dificultades propias del desempeño, sino que también permita prevenir que los riegos se materialicen.

En 2015, el foco principal del trabajo de gestión de riesgos fue la actualización de las matrices de riesgos de los procesos críticos. Ésta se efectuó a un nivel desagregado de los procesos de las áreas de Operaciones y Mantenimiento, en una primera etapa, para luego continuar con este enfoque desagregado para el resto de los procesos críticos de las otras gerencias.

El ejercicio realizado contempló el levantamiento de las matrices de riesgos de los procesos críticos, obteniendo como resultado un total de 788 riesgos levantados, de los cuales 49 se evaluaron residualmente como críticos.

Para los riesgos considerados críticos, se elaboró e implementó 53 planes de acción y 95 KPI´s de riesgos para mantener un monitoreo constante. Los resultados obtenidos son informados en el Reporte de Riesgos Mensual.

En este período, Metro no presentó casos de discriminación en sus operaciones, de igual manera no se registraron casos confirmados de corrupción en la compañía. En definitiva, no se produjeron multas ni sanciones no monetarias relacionadas con el incumplimiento de la legislación.